文件与资料管制程序

1、 目的：
为使公司顺利有效推动与发展业务，所有工作的执行必须具有书面准则，为此建立书面化的准则，以求作业标准化。
2、 适用范围：
公司内部所有之质量、环境文件与资料，包含外来之文件及标准的建立、变更、废止之制作、审查、核定、编号、管制之程序权责皆依循之。
3、 定 义：
3.1文件：与质量、环境管理相关之各项要求、规定等以明文加以订定各项书面程序。
3.2质量手册：有关公司质量、环境制度之概括性、原则性之摘要说明，其内容含盖ISO9001（2000版）品质标准和ISO14000环境标准之各项要求。
3.3作业指导书：有关作业事务处理之具体方法、手段、顺序等之说明。
4、 权 责：
文管中心负责文件与资料之管制、登录、编码、分发…作业。
4.1文件之制作变更或废止：
由各系统负责人负责，指派专人建立或变更。
4.2审核：
由管理代表召集各单位一级主管审核之。
4.3核定：
管制文件中手册类、程序书、规定、办法呈主任委员、管理代表、厂长/经理核定。规格、标准、指导书、表单呈厂长、经理或主管级以上人员核定。非管制文件呈该部门经理、厂长、主管核定。
4．4文件之发行：
文件经核定后，由文管中心进行复制，分发前需经文管中心负责人核准。
5、 参考文件：ISO9001（2000版）第4.2节, ISO14000第4.4.5节.
6、 作业规定：
6.1作业程序书之制作：
6.1.1文件封面（附件一）。
6.1.2文件变更记录（附件二）。
6.1.3文件之标准纲要格式如下：
1、 目的
2、 适用范围
3、 定义
4、 权责
5、 参考文件
6、 作业内容
7、 附件
6.1.4文件书写格式（附件三），该项如无资料填写，仍保留并标示"略"。
6.2作业指导书之制作：
6.2.1内容可以文字、流程、图形等实施。
6.2.2文件格式依需要确定。
6.3质量、环境手册之制作：
制作方式如《质量、环境手册管理和使用》。
6.4文件分类编号系统：
6.4.1管制文件之编码方式：（正式核准为管制文件时）
6.4.2非管制文件依需要而定，形式不拘.
6.5文件之管制：
6.5.1文件之分发
6.5.1.1分发时机
6.5.1.1.1新发行之文件
6.5.1.1.2文件变更时
6.5.1.1.3单位工作或业务上，需要申请核准时
6.5.1.1.4协力商工客户索取，需要申请核准时
6.5.1.2分发管制
6.5.1.2.1文件分发与回收时必须做好登记，参照[文件分发/回收记录表]（附件四（1），文件分发依[质量、环境文件制作、审核、分发一览表]（附件四〈2〉）分发至相关单位。
6.5.1.2.2质量/环境手册、程序书、标准、规定等若有封面的则于封面页上盖发行和管制章并于侧盖管制章，对于无封面的质量、环境文件则于每一页盖章，发行时并重新确认日期，并以新版发行日期为准。
6.5.2文件之补发：
6.5.2.1补发时机：文件毁损、遗失、漏发时。
6.5.2.2补发管制：
6.5.2.2.1由需求单位填具[文件补发申请单]（附件五），向文管中心申请。
6.5.2.2.2其它作业依照6.5.1节实施。
6.5.3文管中心所有印章要做管制，由文管中心保管，并制作[文管印章一览表]（附件六）。文管中心要制作[质量、环境文件最新版本一览表]（附件八（2）），以利文件的管制。
6.5.4文件评审、变更/修订
6.5.4.1文件评审、变更/修订时机：
6.5.4.1.1在质量/环境管理评审前，由管理代表组织对体系文件的适用性、充分性和有效性进行评审，并将结果提交管理评审。
6.5.4.1.2根据质量/环境管理体系的内部审核和外部审核的结果对相关文件进行修订。
6.5.4.2文件变更或修订实施:
6.5.4.2.1文件之变更管理，依"工程变更管理办法"实施。
6.5.4.2.2质量/环境手册之修订依"质量/环境手册管理和使用"实施。
6.5.4.2.3其它质量/环境文件之变更与修订依[附件四（2）]之权限表作业。
6.5.4.2.4每一份文件之[文件修订/废止申请单]（附件七），统一由文件管制中心保管，文件再变更尚须保留原有变更记录。
6.5.4.2.5变更或修订后的新版文件发行时，文件管制中心负责将收回的旧版本即时作销毁处理或加盖作废章
6.5.5文件废止作业管制
6.5.5.1废止时机文件不合适宜时
6.5.5.2废止作业
6.5.5.2.1废止时机成立时，由原制订单位依[文件修订/废止申请单]办理相关作业，并经核准方为生效。
6.5.5.2.2文管中心负责将回收之不适用文件即时作销毁，如果是有参考价值或还需作保存的则在文件封面加盖作废章。
6.5.6非管制文件
6.5.6.1各单位内部之规章或工作细则，未经文管中心核发的文件为非管制文件。
6.5.6.1客户或有关单位索取之质量、环境文件，不需作回收或版本变更管制者变为非管制文件，此种文件需盖非管制文件章。
6.5.7外来文件之管制
6.5.7.1有关客户提供之产品图面或书面要求以及与质量、环境系统相关之国家/国际标准、法规由文管中心作好登录并在分发文件上盖管制文件章。
6.5.8文件移交或借阅之管制
文件、资料移交时，交、接人要及时填写好《文件、资料移交表》；需借阅时，借阅人员要填写好《文件、资料借阅申请单》（附件九）。
7、附件
7.1附件一：文件封面
7.2附件二：文件变更记录
7.3附件三：文件书写格式
7.4附件四（1）：文件分发/回收记录 （2）：质量、环境文件制作、审核、分发一览表
7.5附件五：文件补发申请单
7.6附件六：文管印章一览表
7.7附件七：文件修订/废止申请单
7.8附件八（1）文件管制总览表 （2）：质量、环境文件最新版本一览表
7.9附件九（1）文件、资料移交表 （2）：文件、资料借阅申请单


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