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4.1.1. 对外代表公司与客户协商，澄清客户订单需求项目；对内负责协调、审查客户合约。
4.1.2. 负责和相关部门做好产销协调，以确保如期交货。
4.1.3. 合约、订单审查记录之保管及管理。
4.1.4. 合约、订单变更之处置。
4.1.5. 审核与客户之交易条件及授权额度内之交期、数量。
4.1.6. 产品售价表之订定与修正。

4.2. 生产(管)部门: （在客户特殊需求及所订量较大情况下才经生产部审核）。

4.2.1. 审核合约中各项工程及产品品质、规格之需求。
4.2.2. 合约变更后之生产安排。
4.2.3. 解决客户所提之特殊需求。
4.2.4 审核与解决合约中品质条款和现有规格之相异点。

5 .参考文件: ISO9001 (2000年版) 第7.2节。

6. 作业内容:

6.1. 销售合约作业流程说明: 参照附件之[从订单到交货作业流程]。（附件一）

6.2. 业务与客户之沟通方式及客户需求内容之登载:

6.2.1. 沟通方式：业务与客户之沟通方式可能通过口头洽谈、电话连络、传真或信函或客户直接下订单等方式，并统一将之需求内容登载于[客户订货记录表]。（附件二（1））

6.2.2. 客户需求内容登载:
6.2.2.1由业务根据与客户的洽谈结果, 若属于一般特定或一次性需求的非公司标准产品（属成品类的）则填入[订货单]（附件二（2））
6.2.2.2 由业务根据与客户洽商结果, 若属于公司标准产品之类的成品需求,则填入[制令单]（附件二（3）格式一）；另外，原纸、盘纸类的需求填入[制令单]（附件二（3）格式二）。
6.2.2.3[订货单]与[制令单]由业务员复印一份给相关生产部门安排生产；一份交成品仓备货,原件由业务保存。

6.3.1. 价格:

6.3.1.1 .产品之售价由业务依据[标准产品售价表]上所列之核决权限负责报价。 6.3.1.2. [标准产品售价表]由业务依据管理部给予之出厂价和市场行情而制作生效，并依市场行情在权责范围内可随时加以适当调整。
6.3.1.3. 产品之售价除非经管理部经理核可，否则不得低于出厂价。
6.3.1.4. [标准产品售价表]因属业务机密文件，不列入资料中心管制；其制定、分发、变更、旧版缴回销毁，由业务主管指派专人管理。

6.3.2 数量与交期:

6.3.2.1.若客户之数量需求额度不超过[产品数量授权额度表]（附件三）上所载之规定额度范围时，由业务自行下达[制令单]或[订货单]通知生产等相关部门备货出货。
6.3.2.2.若客户之需求量数量超过授权额度，则业务员于接单之前须将客户之需求内容呈部门经理，由销售经理召集相关部门领导确认并预估交期可否满足需求。只有经权责人员确认有能力达成客户需求时，方能正式接单。

6.3.3 原料

6.3.3.1 纸浆原料：由生产部依据业务部订单数量情况计划所需原材料数量，需提出申请的，参照[采购管理程序]作业，由供应部依规定时间内备足原料。
6.3.3.2 包装物原料:由业务部根据五金仓每天进存仓表数或根据供应部每月订购计划数，当库存量不足时再直接向供应部订购客户订货所需的包装物。 6.3.4. 品质:
6.3.4.1.若为标准产品则依标准规格由业务自行决定。
6.3.4.2.若为客户特殊要求生产，则由生产部依业务通知事项审查其需求项目并认可后安排生产。
6.3.4.3若为客户特殊要求生产的,则取得客户提供的样板, 然后交品保部检测, 用测得结果对照公司标准产品的规格, 或交生产部确认是否可以达到客户的生产要求，能达到的交由生产部生产。
6.3.4.4若为客户的特殊生产要求而客户又无样板提供的, 由公司根据对方要求制作样板, 提供给客户参考, 经得双方同意的样板签名或盖公章确认后, 交由生产部安排生产. 6.3.4.5品保部及生产部依据品质规范及客户需求进行制程和成品检验,确保品质符合客户
要求。

6.4. 合约审查之成员与规定:

6.4.1 .成员与资格条件: 一般标单主要由业务员制单，经部门主管审查，并呈部门经理核准；若为正式签署书面合约，还需呈部门经理或副总经理核可。
6.4.2. 客户特殊需求的，由业务制单，交由业务主管会同相关生产部门主管审查，最后由销售部经理核准，方可正式接受合约/订单。若有争议，由副总经理裁决。

6.5. 合约审查作业后之处理:

6.5.1. 业务负责跟催生产进度，跟催形式不定，可口头、电话或书面。
6.5.2. 如客户需求有所变更,则依照6.9条款的变更管理程序执行.

6.6. 书面合约之签订内容: 合约之签定内容基本上须考虑以下各点(须与客户协商后决定):

6.6.1. 立合约书之双方代表。
6.6.2. 合约生效日及期限。
6.6.3. 合约标的物(产品、服务、专利、技术等)。
6.6.4. 双方权利与义务。 6.6.5. 产品运送方式。
6.6.6. 费用、付款、交货方式。
6.6.7. 客户之品质要求书面文件。
6.6.8. 产品品质保证方式。 6.6.9.违约之处理。
6.6.10.变更、修改之处置。
6.6.11.法律诉讼或仲裁事宜。
6.6.12.合约之份数。

6.7. 接单作业: 审查通过后，由业务通知客户正式接单

6.8. 产品订单之交货履行:

6.8.1. 主要由业务下达[订货单]或[制令单].
6.8.2. 生产部相关部门负责生产.
6.8.3. 成品仓负责备货.
6.8.4. 客户之特殊品质要求由品保跟踪。

6.9.合约变更管理:

6.9.1. 当合约签署后双方面认为有追补或变更内容之需要时，追补或变更之内容须循原合约之签订审查程序,并记录于[客户需求/变更评估单].
6.9.2. 当公司认为对客户之需求执行上有困难时,业务根据[客户需求／变更评估单]（附件四）上各单位之意见内容与客户协调解决.
6.9.3. 当生产进度无法达成合约之交期日期时，生产单位可召集各相关权责单位协商，重新订出新交日期，通过业务取得客户之同意，由业务记录迟交的原因和商议的结果。

6.10.出货作业: 参照[包装.出货管制程序]。

6.11.合约／订单保管作业:

6.11.1.所有合约签核后之原始文件及其必备附件，统一集中于业务部门.
6.11.2.合约归档应按区域别、客户别、时序另归类保存。
6.11.3.合约调阅须经业务主管同意后始可调阅。
6.11.4.合约及合约相关之文件保存期限，为自合约到期日起至少两年，销毁合约应经副总经理核准，若合约之保存年限涉及政令法规之限制，须遵从其规定。
6.11.5.订单及订单相关文件、记录保存至订单履行后至少两年。
6.11.6.机密性维护: 合约之机密性由部门主管决定，机密性文件由部门主管集中于档案柜中存放且须上锁。

7.附件

7.1.附件一：订单到交货作业流程。
7.2.附件二（1）：客户订货记录表。
　　附件二（2）：订货单。
　　附件二（3）：制令单
7.3.附件三：产品数量授权额度表。
7.4.附件四：客户需求/变更评估单。

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